Ein Teil aus einer Lagermaschine entnehmen

Ein Teil aus einer eingelagerten Maschine ausbauen, um einen Kunden wieder arbeitsfähig zu machen, und es nach Eintreffen der Bestellung ersetzen: Dolibarr kann das von Haus aus, ohne jede Entwicklung. Dieses Verfahren ersetzt die manuelle Bestandskorrektur, zu der viele greifen, weil sie die Funktion nicht kennen.

Heute setzen Sie den Bestand des Teils vermutlich von 0 auf +1, um es verkaufen zu können, und diese Korrektur wird nie zurückgenommen: jede Entnahme hinterlässt eine Geistereinheit in Ihrem Bestand. Über ein Jahr hinweg erklärt das einen guten Teil der Abweichungen bei der Inventur.

Das entscheidende Wort

In Dolibarr heißt der Vorgang nicht „Ausbau", sondern Demontage. Deshalb findet man ihn bei der Suche nur selten.

Er steht weder im Artikelstamm noch in einer Stückliste: er ist ein Typ von Fertigungsauftrag. Es gibt ihn seit Dolibarr 15.

Schritt 1 — Auftrag anlegen und Typ wählen

Menü MRP → Fertigungsaufträge → Neu.

Das Feld Typ schlägt standardmäßig „Fertigung" vor: stellen Sie es auf Demontage um.

Tragen Sie anschließend ein:

• das Produkt — die Maschine, aus der Sie ein Teil entnehmen;
• die Menge, auf 1;
• das Warenlager, in dem die Maschine heute steht.

Lassen Sie die Stückliste leer: jede Entnahme ist ein Einzelfall, eine Stückliste wird nicht benötigt.

Die geöffnete Liste Typ: „Fertigung" ist die Vorgabe, „Demontage" ist die richtige Wahl.

Schritt 2 — Freigeben, dann den Reiter Produktion öffnen

Geben Sie den Auftrag nach dem Anlegen frei. Öffnen Sie dann den Reiter Produktion: die Maschine steht allein im Block Verbrauch. Der Block Produktion rechts ist noch leer.

Links die zu verbrauchende Maschine, rechts der leere Produktionsblock mit seiner Schaltfläche +.

Schritt 3 — Erfassen, was bei der Demontage herauskommt

Klicken Sie im Block Produktion auf + und fügen Sie zwei Zeilen hinzu:

1. das ausgebaute Teil, mit seiner eigenen Seriennummer — der des soeben ausgebauten Teils, nicht der der Maschine;
2. die Maschine selbst, die Sie in ein eigenes Lager für unvollständige Maschinen leiten.

Produkt, Menge, Herstellungspreis, Ziellager und Seriennummer, dann Hinzufügen. Für die zweite Zeile wiederholen.

Jede Zeile hat ein Feld Herstellungspreis: das ist der Wert, mit dem das Element in den Bestand eingeht. Dieser Punkt verlangt eine kaufmännische Entscheidung und wird am Ende des Verfahrens behandelt.

Schritt 4 — Ausführen

Die Schaltfläche Verbrauchen oder produzieren erledigt alles in einem Zug: die Maschine verlässt ihr Lager, das Teil geht mit seiner Seriennummer in den Bestand ein, und die Maschine taucht im Lager der unvollständigen Maschinen wieder auf.

Von da an ist das Teil ein normaler Artikel mit Seriennummer: es lässt sich verkaufen, ohne irgendetwas zu erzwingen.

Schritt 5 — Die Bestellung des Ersatzteils verknüpfen

Sobald das Teil beim Lieferanten bestellt ist, verknüpfen Sie diese Bestellung mit dem Demontageauftrag. So wissen Sie auch Monate später, welche Bestellung zu welcher zerlegten Maschine gehört.

Die Verknüpfung wird nur angeboten, wenn der Fertigungsauftrag einen Kunden trägt. Ist das Feld leer, füllen Sie es vorher aus — den betroffenen Kunden oder den Lieferanten des Teils —, sonst erscheint überhaupt keine Schaltfläche zum Verknüpfen.

Scrollen Sie im Auftrag bis zum Kasten Verknüpfte Objekte links unten. Rechts daneben öffnet der Link „Link zu…" die Liste der möglichen Verknüpfungen: wählen Sie „Link zur Bestellung". Die Zahl in Klammern gibt an, wie viele Bestellungen verfügbar sind.

Haken Sie die Bestellung in der erscheinenden Liste an und klicken Sie auf Verknüpfen. Sie erscheint dann im Kasten Verknüpfte Objekte, und der Auftrag ist von der Bestellung aus erreichbar.

Der Link „Link zu…" rechts vom Kasten Verknüpfte Objekte, und die aufgeklappte Liste: Bestellung anhaken, dann Verknüpfen.

Anders als die übrigen Verknüpfungen ist die Liste der Bestellungen nicht auf denselben Geschäftspartner beschränkt. Sie finden dort also jede Ihrer Bestellungen, auch wenn der Lieferant des Teils nicht der der Maschine ist.

Schritt 6 — Der Wiedereinbau bei Wareneingang

Wenn das Teil eintrifft, legen Sie einen Auftrag vom Typ Fertigung an — die Umkehrung des ersten. Er verbraucht die Maschine aus dem Lager der unvollständigen Maschinen sowie das neue Teil und produziert die vollständige Maschine in ihrem gewohnten Lager.

Die Bedienung entspricht den Schritten 1 bis 4, nur umgekehrt. Damit ist die Schuld beglichen: die Maschine verlässt das Lager der unvollständigen Maschinen und Ihr Bestand stimmt wieder.

Vor Ihrem ersten Versuch

Wenn Sie es an einer Maschine versuchen, die in Ihrem Produktiv-Dolibarr bereits ausgeschlachtet wurde, zählen Sie das Teil doppelt: die Korrektur um +1 ist bereits erfolgt und das Teil bereits verkauft. Die Demontage nachzuspielen würde die Abweichung vergrößern statt sie zu beheben.

Führen Sie Ihren Versuch auf einer Testinstanz durch, oder im Produktivsystem nur bei der nächsten Entnahme. Die Altfälle bereinigen sich bei der Inventur.

Was Sie davon haben

Ihr Bestand bleibt in jedem Schritt richtig, ohne manuelle Korrektur. Der Zettel, den man heute auf die Maschine klebt, wird zu einer in Dolibarr abrufbaren Information. Und ein Blick in das eigene Lager genügt, um jederzeit zu wissen, welche Maschinen auf ein Teil warten.

Ein Punkt, der Ihre Entscheidung verlangt

Dolibarr berechnet einen gewichteten Durchschnittspreis je Artikel, nicht je Maschine. Der in Schritt 3 eingetragene Preis bestimmt daher den Wert Ihres Bestands, solange die Schuld besteht.

Die einfachste Lösung: das Teil geht zu seinem Wiederbeschaffungspreis ein, und die Maschine behält ihren Wert. Ihr Bestand ist dann vorübergehend um ein Teil zu hoch bewertet, und der Wiedereinbau korrigiert das von selbst.

Das ist eine kaufmännische Entscheidung, keine Einstellung der Software. Wir empfehlen, sie vor der ersten Entnahme mit Ihrem Steuerberater zu besprechen.